НАП „стандартизиран одиторски файл“ (XML) за електронни магазини: какво е, кога се подава и как MyCloudio помага

Тази статия обяснява в детайли какво представлява стандартизираният одиторски файл (обикновено наричан „одиторски XML файл“), в кои случаи възниква задължение за подаването му към НАП, какво съдържа, какви са ключовите срокове и какво трябва да подготвите като онлайн търговец.

Важно: В България се срещат два различни термина, които често се бъркат:

• „Стандартизиран одиторски файл“ за електронни магазини по Наредба Н-18 (XML по Приложение №38) – това е темата на тази статия.
• „Стандартен одитен файл за данъчни цели (SAF-T)“ – отделна инициатива/стандарт, различен от XML файла по Н-18.

1) Какво е стандартизираният одиторски файл (XML) по Наредба Н-18?

Стандартизираният одиторски файл е структуриран XML файл, който съдържа информация за поръчките от електронния магазин за определен период (обичайно – за календарен месец), като фокусът е върху поръчки, по които са извършени доставки през съответния период.

Нормативната логика на този файл е да даде възможност определен тип онлайн търговци да отчитат продажбите си по алтернативен ред, като вместо стандартно издаване на хартиен фискален бон/касов бон във всеки момент, данните се обобщават и подават към НАП в стандартизиран формат.

В Наредба Н-18 е уредено, че при определени условия лицето подава стандартизиран одиторски файл съгласно Приложение №38 и го подава електронно към НАП.

2) От кого и кога се изисква подаването?

Подаването на стандартизирания одиторски файл е свързано с избор на конкретен режим за отчитане при продажби чрез електронен магазин.

Наредба Н-18 (чл. 52т) урежда, че когато електронният търговец е в хипотезата на съответните текстове и е избрал този режим, той е длъжен:

• да регистрира електронния магазин в информационната система на НАП преди започване на дейността (като получава уникален номер за е-магазина);
• да подава за всеки календарен месец стандартизиран одиторски файл по Приложение №38.

В чл. 52т изрично е записано, че файлът съдържа информация за поръчките, по които са извършени доставки през месеца, и че се подава до 15-о число на следващия месец. Подаването става по електронен път по реда на ДОПК.

3) Какъв е срокът за подаване?

Срокът е ясен и фиксиран: до 15-о число на месеца, следващ месеца, за който се отнасят данните.

Пример: данните за доставките през март се подават до 15 април.

4) Какво включва файлът (какви данни очаква НАП)?

XML файлът е стандартизиран (по XSD/структура, описана в Приложение №38). На практично ниво, той обобщава ключовите данни за поръчките и изпълнението им, така че НАП да може да обработи информацията автоматично.

Обикновено в подобни файлове присъстват (според стандарта):

• Идентификация на търговеца (ЕИК/ДДС номер и др.);
• Идентификация на електронния магазин (вкл. уникалния номер, получен при регистрацията в НАП);
• Поръчки, по които има доставка през периода;
• Стойности (суми, ДДС/данъчна основа, ако е приложимо според структурата);
• Информация за начина/канала на плащане (напр. карти, наложен платеж и др. – според това как се попълва в стандарта);
• Данни, позволяващи проследимост (дати, номера на поръчки/документи и др.).

Много важно уточнение: в разяснителни материали за подобни експорти се посочва, че файлът се отнася за всички поръчки, по които сте извършили доставки през конкретния месец, като няма значение начинът на плащане за тези доставки.

5) Трябва ли предварително да имам регистрация/номер на е-магазина?

Да – когато сте в режима, при който се подава този файл, преди да започнете дейност по продажби чрез е-магазин, се изисква регистрация на е-магазина в системата на НАП, при което се присвоява уникален номер. На практика този номер е задължителен реквизит и се използва при попълване/валидиране на файла.

6) Как се подава файлът към НАП?

Подаването се извършва по електронен път. Наредбата препраща към реда по ДОПК за електронно подаване. Конкретната услуга/екран в портала на НАП може да се различава като навигация във времето, но принципът остава: файлът се подава като електронен документ през електронните услуги на НАП.

От гледна точка на процеса в магазина ви, това означава:

1. Избирате период (обичайно – месец);
2. Генерирате XML файла в стандарта (Приложение №38);
3. Подавате го електронно към НАП в срока (до 15-о число).

7) Какво става ако не подам навреме / подам грешен файл?

Тук вече навлизаме в зона на контрол и санкции, които зависят от конкретната фактическа обстановка (дали сте били длъжни да подадете файл, дали сте подали некоректни данни, дали има повторност, и т.н.). Практическият съвет е прост:

• Създайте процес: всеки месец → генериране → проверка → подаване;
• Работете с система, която генерира файл по стандарта, за да намалите риска от невалиден XML;
• При неяснота за режима ви (дали сте в този „алтернативен“ режим или отчитате по друг ред), консултирайте счетоводител/данъчен консултант.

8) В кои случаи (в практиката) онлайн магазините стигат до „одиторски XML файл“?

Най-често темата излиза на дневен ред когато онлайн търговец:

• работи с неприсъствени плащания (напр. виртуален POS/карти),
• избира да използва режим, при който издава електронен документ по реда на Наредба Н-18,
• и съответно възниква задължение за периодично подаване на стандартизирания файл.

Именно затова „одиторският XML файл“ е тема, която се появява много често при скалиране на онлайн магазин и преминаване към по-автоматизирана отчетност.

9) Има ли случаи, в които не се подава такъв файл?

В помощни материали за експортиране на подобен XML се посочва пример: ако електронният магазин е в режим/софтуерност, разглеждан като СУПТО, тогава не се подава такъв файл към НАП. Това е пример за ситуация, в която правилният режим на отчитане е друг, и изискванията са различни.

Извод: винаги уточнявайте режима си – подаването на XML файла не е „универсално“ за всички магазини, а е свързано с конкретна нормативна хипотеза и избор на режим.

10) Как MyCloudio помага (генериране на XML по Приложение №38)

MyCloudio може да подпомогне процеса като генерира стандартизирания одиторски файл (XML) за избран период, така че да имате готов файл за подаване към НАП.

Какво означава това на практика:

• Избирате месец/период за отчет;
• Системата извлича поръчките, по които има доставка през периода;
• Генерира XML файл по структурата на Приложение №38;
• Вие изтегляте файла и го подавате електронно към НАП в срока.

Предимства за търговеца:

• Спестява време от ръчни справки и експорт от различни места;
• Намалява риска от пропуски (липсващи поръчки/грешни дати);
• Улеснява счетоводството – имате ясен, повторяем месечен процес.

Важно уточнение: MyCloudio предоставя технически инструмент за генериране на файла. За правилното прилагане на режима (дали сте длъжни да подавате файл и как точно да отчитате продажбите си) отговорността е на търговеца и/или неговия счетоводител, според конкретния случай.

11) Практичен чеклист за онлайн търговци

1. Уточнете режима си (дали сте в хипотезата на чл. 52т и чл. 3, ал. 17 по Н-18);
2. Регистрирайте е-магазина в НАП, ако режимът го изисква, и вземете уникален номер;
3. Всеки месец: изберете периода → генерирайте XML → проверете → подайте до 15-о число;
4. Архивирайте подадените файлове (добра практика при проверки).

12) Кратко обобщение

• „Стандартизираният одиторски файл“ е XML файл по Наредба Н-18 (Приложение №38).
• Подаването му е свързано с конкретен режим за отчитане при е-магазини.
• Файлът е месечен и се подава до 15-о число на следващия месец.
• Отнася се за поръчки с извършени доставки през периода.
• MyCloudio може да генерира файла, за да улесни процеса и да намали риска от пропуски.